[Calc] Fichier xls devenu > Ods OpenOffice puis > Ods LibreOffice

fr-users
#1

Bonjour
j'ai un soucis avec un fichier calc (que je ne pourrais pas diffuser,
données confidentielles même si je supprime les noms )

historique :
- Classeur xls construit il y a quelques années par un employé (sans macro
..heureusement)
- l'inventeur du classeur est parti à la retraite.
- puis converti il y a 2 ans en ods avec OpenOffice
- enfin ouvert maintenant avec LibreOffice.

c'est un classeurs qui gère des présences agent sur site
mais il est très très...très long à s'ouvrir. (une demi journée sur poste
utilisateur, 10 minutes poste récent)
Le classeur ne contient que 5 feuilles et pas mal de données

quelques cellules avec erreur de valeur non disponible #N/D
beaucoup de cellules sont formatées sans données
beaucoup de cellules contiennent des fonctions mais ne sont pas utilisées
(pas de donnée)
beaucoup de cellule contiennent des listes de validité non utilisé (en
attente de saisie)
des zones de nom hérité d'excel (une quinzaine)

liste des fonctions utilisées dans le classeurs
VPM
Somme
NB.SI
SOMME.SI
INDIRECT
SI
ARABE
NB.VIDE
NBVAL
EST.PAIR

Quoi dire de plus !?

Je ne sais vraiment par ou commencer pour améliorer le temps d'ouverture

#2

Sans avoir le fichier, ce sera dur de t'aider. Il faut faire un audit du fichier pour déterminer ce qui est utilisé ou pas... On commence par la première case et on fini par la dernière (bon courage).

S'il y a beaucoup de données, ne serait-ce pas mieux d'utiliser une DB?

À bientôt.

#3

Bonjour
j'ai un soucis avec un fichier calc (que je ne pourrais pas diffuser,
données confidentielles même si je supprime les noms )

(...)

liste des fonctions utilisées dans le classeurs
VPM
Somme
NB.SI
SOMME.SI
INDIRECT
SI
ARABE
NB.VIDE
NBVAL
EST.PAIR

Quoi dire de plus !?

Je ne sais vraiment par ou commencer pour améliorer le temps d'ouverture

Moi personnellement j'essaierais comme ça, sans garantie de résultat :

1/ nettoyage, notamment des données obsolètes, par exemple s'il y a un historique, est-il nécessaire de le garder au même endroit que les données actuelles ? Ça peut alléger le poids du document. On garde une version de l'original et on fonctionne sur une copie.

2/Si ça ne donne pas d'améliorations sensibles je ferais un copier-coller des valeurs uniquement dans un nouveau classeur et j'ajouterais les fonctions, utilisées, là où elles sont dans le classeur d'origine.
Et il faut faire attention aux liaisons entre : données, feuilles, voire classeurs.

Ne pas hésiter à utiliser des noms, ça rend le travail beaucoup plus facile.

Au fait, il pèse combien ?

Sinon... de temps en temps il faut refaire les documents complètement, on finit par y gagner beaucoup de temps en ayant en plus des documents vraiment fonctionnel (je sais c'est du boulot...).

#4

il y a 2 fichiers, 2 et 3 Mégas
et un troisième qui compile les deux ...

Une espèce d'usine à gaze de la belle époque soviétique ou seul l'auteur est
capable de s'y retrouver ...
Exactement comme les macros ! les inventeurs partent en retraite et plus
personne ne sais comment ça fonctionne
tout est à détricoter et refaire ...bref !

je pense que ça serait bien de gérer ça en base, voir appli métier ...mais
bon !
rien de les arrête ils font bien le recensement de la population (plus de
100 00 habitants) sur de l'excel...

je suis dessus depuis un moment
j'ai nettoyé tout les cellules redondantes et non utilisées, mais rien à
faire, ça reste très long ...

et vraiment je ne peux pas poster le fichier, désolé
merci quand mm

#5

il y a 2 fichiers, 2 et 3 Mégas
et un troisième qui compile les deux ...

Ah ah, je me souviens d'avoir fait, au millénaire précédent (c'est dire !) un fichier un peu comme ça pour un client. En gros on avait une feuille qui compilait les infos de tout un tas de trucs. C'était assez lent pas si lourd. Le problème ce sont les calculs.

Une espèce d'usine à gaze de la belle époque soviétique ou seul l'auteur est
capable de s'y retrouver ...

Même pas forcément d'ailleurs. À vue de nez, je dirais que le fichier a dû être copié, recopié, bidouillé. Il doit y avoir des tas de vieux bouts de machins qui traînent.

Exactement comme les macros ! les inventeurs partent en retraite et plus
personne ne sais comment ça fonctionne
tout est à détricoter et refaire ...bref !

En même temps ce n'est pas forcément inutile.

je pense que ça serait bien de gérer ça en base, voir appli métier ...mais
bon !
rien de les arrête ils font bien le recensement de la population (plus de
100 00 habitants) sur de l'excel...

je suis dessus depuis un moment
j'ai nettoyé tout les cellules redondantes et non utilisées, mais rien à
faire, ça reste très long ...

et vraiment je ne peux pas poster le fichier, désolé

Y'a plus qu'à le refaire tout neuf et plus performant je pense.

#6

Bonjour,

A tout hasard, une méthode que j'ai utilisée il y a déjà pas mal de temps
devant un problème bloquant (déjà oublié) que je ne comprenais absolument
pas.

Dans l'hypothèse ou la lenteur ne serait pas répartie dans tout le document
mais seulement dans une feuille. Il faut donc rechercher cette feuille,
voire la partie de cette feuille.

Le principe est de rechercher par dichotomie:
Sur une copie du doc évidemment, et sur la machine rapide!
Procéder à la hache: supprimer la moitié des feuilles
Jusqu'à localiser le gros du pb (si hypothèse initiale juste). Et là ça
devient plus facile ...

Éventuellement on peut remplacer la suppression d'une feuille par un
copier-collage spécial plus ou moins limité (texte, nombre, dates ...)

Dans mon cas, en mixant tout ça, j'avais fini par isoler une seule colonne.

Et dans l'hypothèse où ça marcherait, ça ne devrait servir qu'à gagner du
temps pour tout refaire tout beau tout neuf.

Bon courage ...

Michel

#7

Bonjour

catof wrote

Je ne sais vraiment par ou commencer pour améliorer le temps d'ouverture

Avant de tout refaire... tu peux relativement rapidement essayer d'isoler
certaines choses.

1. Formats

Feuille par feuille : sélection de la plage utilisée (clic en A1 puis
Ctrl+Maj+Fin)
puis Édition> Supprimer du contenu (Ret. Arr) > tout décocher sauf Formats

Enregistrer sous un nouveau nom, rouvrir, constater s'il y a une différence
(d'anciens formatages conditionnels "plage" peuvent être convertis "cellule
par cellule").

2. Liens

Ne pas actualiser les liens à l'ouverture (soit via l'option, soit en
réponse
à la question par défaut)

3. Calculs

Contenu des cellules décocher "Calculer automatiquement"

Enregistrer sous un nouveau nom, rouvrir, constater s'il y a une différence

4. Vérifications diverses

- Insertion > Noms> Gérer : suppression de ce qui est inutile, idem pour
-Données> Définir la plage
- Styles (cellules et page)
- Feuilles masquées (éventuellement des scénarios)
- Supprimer une feuille, enregistrer, rouvrir pour voir si l'une d'entre
elles
est plus "responsable" qu'une autre. Si oui, recherche de ce qu'elle a de
particulier (formules utilisées, liens, etc.).

Cordialement
Pierre-Yves

#8

Bonsoir,

Une espèce d'usine à gaze de la belle époque soviétique où seul l'auteur est
capable de s'y retrouver ...

détricoter de la dentelle, c'est effectivement un sacré boulot :wink:

Exactement comme les macros ! les inventeurs partent en retraite et plus
personne ne sait comment ça fonctionne

En prévision de cette terrible échéance, je documente au maximum les bidouillettes que je laisserai derrière moi.

C_Lucien

#9

merci à tous, vraiment sympa de votre part ....
je m'occupe de ça demain et je vous tiens au courant