Datensätze auswählen für Seriendruck

de-users
#1

Gutes Neues Jahr!

Wie führt man am besten einen Seriendruck mit einer Untermenge an Datensätzen einer Tabelle durch? Beispiel: Ich habe eine Tabelle mit allen Freunden eines Vereins. Einigen davon, die dem Verein nahe stehen, will ich gelegentlich dringende Spendenaufrufe schicken. Einige will ich zu allen Einführungsveranstaltungen einladen. Usw. Wie macht man das am besten? Und: In Calc oder in Base?

Dankend, Daniel

#2

Hallo Daniel,

Gutes Neues Jahr!

Wie führt man am besten einen Seriendruck mit einer Untermenge an
Datensätzen einer Tabelle durch? Beispiel: Ich habe eine Tabelle
mit allen Freunden eines Vereins. Einigen davon, die dem Verein
nahe stehen, will ich gelegentlich dringende Spendenaufrufe
schicken. Einige will ich zu allen Einführungsveranstaltungen
einladen. Usw. Wie macht man das am besten? Und: In Calc oder in
Base?

Da gibt's sicher mehrere Wege, die nach Rom führen ...
Für mich war es immer am einfachsten, zunächst in der
Ausgangstabelle alle jeweils gewünschten Datensätze, also in Deinem
Beispiel zunächst alle mit dem Kennzeichen 'nahestehend', zu
filtern, dann diese gefilterte Untermenge in eine andere (hier auch
immer gleich heißende) Serienbrief-Basis-Tabelle zu kopieren und
diese dann als Quelle für den Serienbrief zu verwenden.

Beim nächsten Mal werden in der Ausgangstabelle halt alle Datensätze
mit dem Kennzeichen 'Einführungsveranstaltung' gefiltert, in die
Serienbrief-Basis-Tabelle kopiert und damit dann der nächste
Serienbrief gestartet.

So kann ich mit allen möglichen Kombinationen aus Kennzeichen und
Werten aus den Datenbank-Feldern diese einfach vorher entsprechend
filtern und dann einfach jeweils mit dem gefilterten Ergebnis den
Serienbrief erstellen.

#3

Hallo Daniel,

Wie führt man am besten einen Seriendruck mit einer Untermenge an
Datensätzen einer Tabelle durch? Beispiel: Ich habe eine Tabelle mit
allen Freunden eines Vereins. Einigen davon, die dem Verein nahe stehen,
will ich gelegentlich dringende Spendenaufrufe schicken. Einige will ich
zu allen Einführungsveranstaltungen einladen. Usw. Wie macht man das am
besten? Und: In Calc oder in Base?

Na ja, wenn Du schon fragst: Natürlich Base, weil Base die Datenbank von
LO ist, Calc die Tabellenkalkulation. Und mit Adressen würdest Du ja
nicht rechnen wollen, oder? Eine andere Antwort hätte hier aber auch
niemand von mir erwartet ...

Die Daten kannst Du über eine Abfrage bereitstellen. Datengrundlage ist
dann eben nicht die Tabelle, sondern die Abfrage. Da kannst Du dann mit
Parametern oder Filtern arbeiten. Genauso geht das aber auch, soweit ich
das noch richtig im Kopf habe, über den Ausdruck z.B. aller markierten
Datensätze.

Gruß

Robert

#4

Prosit Neujahr!

Wie immer führen viele Wege nach Rom. Sowohl Base wie Calc sind hierfür geeignet.
Entscheidend ist womit der Ersteller besser umgehen kann- mit einer Datenbank oder einer Tabelle.
Augenscheinlich wäre eine Tabelle vorstellbarer.

Grüsse

#5

Danke, das hat mich auf die richtige Fährte gebracht! Zusammenfassung meiner Lösung, bei der ich die Daten in Calc eintrage, nicht in Base:
* Sofern noch nicht geschehen, im Writer über Bearbeiten>Datenbank austauschen die ods-Datei als Datenquelle einbinden. Dabei entsteht irgendwo eine gleichnamige odb-Datei, die man aber nie zu öffnen braucht.
* Eine Spalte "Auswahl" einfügen. Dort Kennzeichen eintragen, z.B. "spender", "ausgetreten", "1" oder "0". Bei Bedarf neue Spalten hinzufügen
* ods-Datei öffnen. Auto-Filter aktivieren, die nicht zu druckenden wegfiltern, z.B. durch den Filter "spender". Dann seriendrucken. Alternativ kann man das Filtern auch erst im Seriendruckdialog durchführen.

So brauche ich nicht einmal irgendwelche Datensätze kopieren oder weitere Datenblätter (Tabellen) hinzufügen.

Ein anderer Weg wäre, die Daten in Base einzutragen und dann eine Abfrage herzustellen. Natürlich bietet Base viele Möglichkeiten, die Calc nicht bietet. Ich schätze, daß z.B. für eine Adreßverwaltung die Arbeit mit Calc einfacher ist, solange man diese Möglichkeiten nicht braucht. Vielleicht ist die Verwaltung von Daten, die man für Seriendruck braucht, aber auch mit Base einfach, wenn man es einmal gelernt hat.

Weitere Hinweise habe außer im Writer-Handbuch gefunden in:

#6

Verstehe. Andererseits: wenn ich eine Teilnehmerliste eines Seminars erstellen muß zum Ausdrucken der Namensschilder u.a., geht es schneller, mit Calc eine ods-Datei zu erstellen und die Daten reinzuschreiben. Wenn ich mit Base eine Datenbank erstelle, muß ich da durch "Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen" gehen, etc.

Bin aber gerade draufgekommen (Base-Anfänger), daß ich die Calc-Datei erstellen kann und dann eine neue Datenbank erstellen kann, welche die Calc-Datei als externe Datenquelle verwendet. Um eine Calc-Tabelle als Datenquelle für den Seriendruck zu verwenden, muß man das sogar machen. Für den genannten Zweck so eine Datenbank zu erstellen, scheint mir einfacher als die Erstellung einer Tabelle aus Base heraus, und dann kann ich einfach die Tabelle mittels Calc befüllen und verändern. Bei einer internen Datenquelle hingegen muß ich das mit Base machen, soweit ich sehe.
Daniel

#7

Hallo Daniel,

Verstehe. Andererseits: wenn ich eine Teilnehmerliste eines Seminars
erstellen muß zum Ausdrucken der Namensschilder u.a., geht es schneller,
mit Calc eine ods-Datei zu erstellen und die Daten reinzuschreiben. Wenn
ich mit Base eine Datenbank erstelle, muß ich da durch "Tabelle in der
Entwurfsansicht erstellen" gehen, etc.

Sicher nimmst Du das Verfahren, das für Dich einfacher zu handhaben ist.
Deswegen auch der Zusatz von mir, dass "eine andere Antwort ... hier
auch niemand von mir erwartet" hätte. Liegt einfach daran, dass für mich
Base-Datenbanken das tägliche Brot sind. Den Umweg über Calc habe ich
deswegen nie genutzt, weil ich da keine Daten aus der Base-Datei heraus
editieren kann und die Abfragemöglichkeiten doch sehr beschränkt sind.

Gruß

Robert

#8

Danke an alle, durch die Antworten habe ich heute viel über Seriendruck und Base gelernt! Werde beides eifrig anwenden und unsere Adreßverwaltung auf Vordermann bringen.
Daniel