Problem Serienbrief - Datenbank

de-users
#1

Hallo,
letzten Monat hatte ich eine Abrechnung für ~50 Empfänger in Calc
erstellt und für alle Einzelabrechnungen den Serienbrief daraus
gespeist. Dazu habe ich die einzelnen Briefe nicht direkt auf dem
Drucker ausgegeben, sondern zu Archivierungszwecken in .pdf-Dateien
ausgegeben, deren Name der Vertragsnummer entspricht. Diese .pdf-Dateien
habe ich dann ausgedruckt und versandt. Das war auch technisch soweit
gut gelaufen.

Leider nicht rechnerisch, weshalb ich nun drei Abrechnungen korrigieren
musste. Also habe ich die Tabelle wieder hergenommen und die drei Zahlen
korrigiert. Anschließend wollte ich die drei Briefe wieder auf gleiche
Weise aus dem Serienbrief in .pdf-Dateien schreiben, doch das geht
gleich mehrfach schief:

1.: Beim Aufruf der Serienbrief-Druckfunktion wird bemängelt, dass die
Datenquelle nicht gefunden werden könne. Also nutze ich die Funktion
Bearbeiten → Datenbank austauschen
und wähle die bearbeitete Calc-Tabelle aus. Danach lassen sich die drei
Empfänger aus der Liste auswählen.

2.: Es wird nur eine .pdf-Datei erzeugt, dabei stürzt Libreoffice ab.
Dabei wird mir der Neustart und Wiederherstellung angeboten, die auch
ohne Fehlermeldung abgeschlossen wird. Allerdings ist danach die
Datenbankverbindung wieder weg, so dass ich die Tabelle erneut wählen
muss (Weg wie oben). Auch wenn ich die Serienbriefdatei explizit
speichere und Libreoffice beende, ist es beim nächsten Versuch dasselbe.

3.: Die .pdf-Datei enthält noch die alten Zahlen, die ja rechnerisch
falsch waren.

Kann mir jemand den Weg aus dieser Misslichkeit zeigen?

#2

Hallo Boris,

ich habe das hier an einem Serienbrief versucht nachzustellen. Ist mir
nicht gelungen. Die Datenquelle war in LO nicht angemeldet. Das habe ich
über
Extras > Optionen > LibreOffice Base > Datenbanken
erledigt.

Gehe ich jetzt für die Vorlage auf "Drucken", dann wird der Serienbrief
erkannt und nach einem Seriendruck gefragt. Die entsprechende Tabelle
wird ausgesucht und ich kann einzelne Datensätze in einzelne
*.pdf-Dokumente abspeichern lassen.

Schließe ich LO und öffne LO anschließend wieder, so kann ich weiterhin
auf die Datenbank zugreifen.

Ich habe jetzt natürlich nicht mit der Konstruktion Calc - Datenbank und
Serienbrief in Writer probiert ...

Gruß

Robert

#3

Hallo,

ich habe das hier an einem Serienbrief versucht nachzustellen. Ist mir
nicht gelungen. Die Datenquelle war in LO nicht angemeldet. Das habe ich
über
Extras > Optionen > LibreOffice Base > Datenbanken
erledigt.

das überlebt bei mir™ den Neustart bzw. das Schließen und erneute Öffnen
des Dokuments nicht: ich muss es dann neu machen. Dabei wird eine neue
Datei nach dem Muster "Liste0.odb", "Liste1.odb", Liste2.odb"... usw.
erzeugt, die ich jedoch im Zuordnungsdialog nicht sehe.

Gehe ich jetzt für die Vorlage auf "Drucken", dann wird der Serienbrief
erkannt und nach einem Seriendruck gefragt. Die entsprechende Tabelle
wird ausgesucht und ich kann einzelne Datensätze in einzelne
*.pdf-Dokumente abspeichern lassen.

Dabei stürzt LibreOffice hier™ jedesmal zuverlässig reproduzierbar ab.
Eine .pdf-Datei wird dabei noch erzeugt. Durch Zufall (eigentlich eine
nicht gewollte Fehlbedienung) habe ich entdeckt, dass .odt-Dateien
problemlos erzeugt werden. Diese kann ich dann einzeln öffnen und in die
jeweilige .pdf-Datei exportieren. Bei drei Dateien mag das noch gehen,
aber ich sorge mich, dass bei der nächsten "großen" Abrechnung dann ein
unhandlicheres Problem zu bewältigen wäre.

Schließe ich LO und öffne LO anschließend wieder, so kann ich weiterhin
auf die Datenbank zugreifen.

Das gelingt hier™ erst, nachdem ich die Calc-Datei neu ausgewählt habe;
die zugehörige .odb-Datei scheint (?) noch zugeordnet, wird aber nicht
(an-)erkannt -jedenfalls öffnet sich beim Seriendruck der Dialog zur
Zuordnung.

Das Ganze läuft übrigens unter openSUSE Tumbleweed ab, falls das einen
Unterschied macht.

BTW: wie übertrage ich eigentlich das Ganze, also Serienbriefdokument
und Datenquelle, so auf einen anderen Rechner, dass da ohne weitere
Datenbankanmelderei der Serienbrief verarbeitet werden kann?

#4

Hallo Boris,

das überlebt bei mir™ den Neustart bzw. das Schließen und erneute Öffnen
des Dokuments nicht: ich muss es dann neu machen. Dabei wird eine neue
Datei nach dem Muster "Liste0.odb", "Liste1.odb", Liste2.odb"... usw.
erzeugt, die ich jedoch im Zuordnungsdialog nicht sehe.

Wie kommt bei Dir denn die Datenbank zustande?

Ich habe das jetzt auch einmal für Calc getestet:
1. Calc-Datei mit ein paar Daten (Vorname, Nachame) erstellt.
2. Calc-Datei abgespeichert und Datenbankdatei erstellt (*.odb-Datei im
gleichen Ordner, anmelden lassen im Erstellungsdialog)
3. Writer geöffnet, Datenquellen anzeigen lassen, Tabelle ausgewählt und
die entsprechenden Tabellenköpfe in das Writer-Dokument gezogen.
4. Writer-Datei abgespeichert, zur Sicherheit auch einmal LO komplett
geschlossen.
5. Writer-Datei wieder geöffnet, mit dem Druckersymbol auf der
Symbolleiste den Druck gestartet und die Frage, ob ich einen Serienbrief
drucken möchte, mit "Ja" beantwoirtet.
6. Druck in einzelne Dateien, wieder in das gleiche Verzeichnis, als
*.pdf-Dateien.

All dies erfolgte problemlos auf meiner OpenSUSE 15. Ich habe das hier
mit LO 6.2.4.2 von LibreOffice direkt durchgetestet.>

Das Ganze läuft übrigens unter openSUSE Tumbleweed ab, falls das einen
Unterschied macht.

Das dürfte keinen großen Unterschied machen.
Wie steht es denn mit dem Erkennen der Java-Laufzeitumgebung?
Nutzt Du LO direkt von LibreOffice?
Welchen Schritt machst Du anders?
Testest Du auch mit einem System, bei der das Benutzerverzeichnis
zurückgesetzt wurde?

BTW: wie übertrage ich eigentlich das Ganze, also Serienbriefdokument
und Datenquelle, so auf einen anderen Rechner, dass da ohne weitere
Datenbankanmelderei der Serienbrief verarbeitet werden kann?

Die Datenbank muss auch im neuen Rechner entsprechend angemeldet werden.
Das bedeutet, dass die *.odb-Datei am besten einen Aussagekräftigen
Namen hat, so dass bei der Anmeldung nicht auch noch der Name der
Datenbank für LO angepasst werden muss.

Gruß

Robert

#5

Hallo Boris,

wie auch Robert, nach seinen Fragen zu schließen, annimmt, dürfte wohl irgendetwas bei dir defekt sein, die Frage ist nur, was. Hast du schon einmal versucht ein Einfach-Beispiel mit einem neuen Calc- und einem neuen Writer-Dokument zu erstellen, um zu sehen, ob da das gleiche passiert. Das würde wahrscheinlich klarmachen, ob das ein Problem deiner Installation oder eines der spezifischen Dateien ist.

Gruß

Gerhard

#6

Hallo Robert,

Wie kommt bei Dir denn die Datenbank zustande?

im Grunde ganz ähnlich wie bei Dir, mit ein paar Ausnahmen:

1. Calc-Datei mit ein paar Daten (Vorname, Nachame) erstellt.

...und den jeweiligen Abrechnungsdaten, die z.T. in dieser Tabelle
errechnet werden.

2. Calc-Datei abgespeichert und Datenbankdatei erstellt (*.odb-Datei im
gleichen Ordner, anmelden lassen im Erstellungsdialog)

eine .odb-Datei habe ich nicht explizit erstellt, die war hinterher
einfach da, trägt denselben Namen wie die .ods-Datei. Diese habe ich
jedoch weder aktiv oder manuell erzeugt noch sonstwie angefasst.

3. Writer geöffnet, Datenquellen anzeigen lassen, Tabelle ausgewählt und
die entsprechenden Tabellenköpfe in das Writer-Dokument gezogen.
4. Writer-Datei abgespeichert, zur Sicherheit auch einmal LO komplett
geschlossen.
5. Writer-Datei wieder geöffnet, mit dem Druckersymbol auf der
Symbolleiste den Druck gestartet und die Frage, ob ich einen Serienbrief
drucken möchte, mit "Ja" beantwoirtet.

genau so.
Anfangs ging es auch wie beschrieben weiter, doch derzeit kommt eben der
Dialog
"Die Datenquelle kann nicht gefunden werden...
[Verbindungs-Einstellungen überprüfen] [Abbrechen]"
Die Datenbank wird dann nicht angezeigt, und ich gehe daraufhin den Weg
über Bearbeite → Datenbank austauschen → [Durchsuchen] und suche die
.ods-Datei aus.

6. Druck in einzelne Dateien, wieder in das gleiche Verzeichnis, als
*.pdf-Dateien.

Dabei wird nur die erste .pdf-Datei erzeugt, und LibreOffice stürzt ab.
Wie schon geschrieben, läuft es durch, wenn ich .odt-Dateien erzeugen lasse.

Wie steht es denn mit dem Erkennen der Java-Laufzeitumgebung?

Unter Extras → Optionen → LibreOffice → Erweitert wird mit die
Java-Laufzeitumgebung Oracle Corporation 12.0.1 angezeigt.

Nutzt Du LO direkt von LibreOffice?

Die genutzte LO 6.2.3.2 entstammt dem Haupt-Repository von openSUSE.

Testest Du auch mit einem System, bei der das Benutzerverzeichnis
zurückgesetzt wurde?

Das System habe ich erst am 13. April neu aufgesetzt und dabei nur die
Dokumente übernommen. Dementsprechend musste ich die Einstellungen der
Programme neu vornehmen.

#7

Hallo Boris,

2. Calc-Datei abgespeichert und Datenbankdatei erstellt (*.odb-Datei im
gleichen Ordner, anmelden lassen im Erstellungsdialog)

eine .odb-Datei habe ich nicht explizit erstellt, die war hinterher
einfach da, trägt denselben Namen wie die .ods-Datei. Diese habe ich
jedoch weder aktiv oder manuell erzeugt noch sonstwie angefasst.

Die wird automatisch über den Dialog erzeugt, den Du stattdessen wählst.
Nur ist der Nachteil dabei, dass die Datenbank irgendwo, bei mir z.B. im
Verzeichnis "Dokumente" direkt erzeugt wird und nicht angemeldet wird.
Die Quelle ist also nur vorübergehend sichtbar. Es fehlt der Eintrag der
Datenbank im System. Ich würde sagen: Klassisches Eigentor, wenn ein
Assistent dem Nutzer mehr abnehmen will, als er kann.

1. Dieser Assistent bietet alle Dateien als einbindbar an - was gar
nicht geht, da z.B. *.pdf-Dateien oder *.odt-Dateien natürlich nicht als
Daten nutzbar sind. Da müsste erst einmal eine Begrenzung auf Dateien
rein, die auch als Datenquelle dienen können sowie eben *.odb-Dateien.

2. Dieser Assistent fragt nicht nach einem Speicherort für die
*.odb-Datei, auch nicht nach einem Namen sondern legt sie im
Arbeitsverzeichnis Deiner LO-Version direkt ab. Der unbedarfte Nutzer
fragt sich anschließend, was die Datei denn soll und löscht sie wieder.

3. Der Assistent meldet die Datei nur vorübergehend als Datenbank an.
Die Datenbankdatei ist dann auch über Extras > Optionen > LibreOffice
Base > Datenbanken mit Pfad sichtbar. Die Anmeldung wird nicht
gespeichert. Damit verschwindet der Kontakt zur Datenbank natürlich beim
Schließen von LO.

Vermutlich hat der letzte Schritt in einer Vorversion einmal mit
Abspeicherung funktioniert. Ansonsten hättest Du damit ja nie Erfolg
gehabt. Aber buggy ist das Ding auf jeden Fall.

Erstelle direkt aus dem Eingangsbildschirm über
Base Datenbank > Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen >
Tabellendokument ...
eine Datenbankdatei, von deren Existenz Du weißt und deren Bedeutung Du
dann kennst. Nur über die Datenbankdatei wird schließlich der Kontakt zu
Deiner Calc-Datei hergestellt.

Ich schaue einmal nach, ob diese verschiedenen Fehler auch bereits als
Bug gemeldet worden sind.

Gruß

Robert

#8

Hallo Boris,

hier habe ich auch schon eine sehr ausführliche Bugbeschreibung gefunden:
https://bugs.documentfoundation.org/show_bug.cgi?id=124680

Was noch nicht bestätigt. Habe ich gemacht.

Jetzt werde ich noch schauen, ob auch die anderen Ungereimtheiten schon
gemeldet wurden.

Gruß

Robert

#9

Hallo Boris,

auch die anderen merkwürdigen Verhaltensweisen habe ich schließlich noch
als Bugs gemeldet:
https://bugs.documentfoundation.org/show_bug.cgi?id=125502
https://bugs.documentfoundation.org/show_bug.cgi?id=125503

Einmal, dass eine Verbindung zu völlig unmöglichen Dateiformaten
hergestellt wird. Ich konnte z.B. eine *.pdf-Datei als "Datenbank"
einbinden, es wurde auch eine *.odb-Datei erstellt nur funktionierte die
natürlich überhaupt nicht.

Dann noch, dass Pfad und Name für die zu erstellende Datenbank nicht
angegeben werden konnte. Der unbedarfte Nutzer weiß so gar nicht, dass
da eine *.odb-Datei zu der Konstruktion dazu gehört. Und diese
*.odb-Datei liegt auch noch irgendwo rum, wo sie schnell gelöscht werden
kann, weil sie im Hauptverzeichnis natürlich besonders irritierend ist.

Gruß

Robert

#10

Hallo Robert, Boris,

ich habe die beiden Bugs nachgeprüft und bestätigt.

Gruß

Gerhard

#11

Hallo Boris,

ich hatte ein ähnliches Problem:
ca. 50 Empfänger in CalcDatei
(Ich mache die Datenverbindung wie Du, die Base-Dateien werden im
"Arbeitsverzeichnis" erzeugt.)
Ich hatte ein zu großes Bild in der Writer-Datei, wodurch ich nur
jeweils 2 Briefe ausdrucken konnte, der Rest hatte keine Empfängerdaten
mehr.
Nach dem Komprimieren des Bildes hat es dann geklappt.

Viele Grüße
Rolf

#12

Hallo,
vielen Dank Euch Beiden, das lässt für die Zukunft hoffen.

Ich empfinde ja den Weg über eine Datenbank als Umweg, v.a. wenn es sich
um einmalige Serienbriefe handelt. Zudem ist eine Übergabe an einen
anderen Rechner/User so umständlicher als sie sein müsste und sicher das
eine oder andere mal ein echtes Hindernis. Wenn ich da noch nicht
durchdringe, wie soll ich das meiner Frau erklären, die sich mitunter
schon mit einem Fensterwechsel schwertut? Wenn wenigstens ein
brauchbarer Assistent dabei herauskommt, ist (sicher nicht nur mir)
schonmal geholfen. Zwischenzeitlich versuche ich mal, wie ich mit der
Datenbankerzeugung und -verbindung klarkomme. Bestimmt gibt es dazu eine
Anleitung, oder?

#13

Hallo,

Ich hatte ein zu großes Bild in der Writer-Datei, wodurch ich nur
jeweils 2 Briefe ausdrucken konnte, der Rest hatte keine Empfängerdaten
mehr.
Nach dem Komprimieren des Bildes hat es dann geklappt.

damit sollte es hier kein Problem geben: es sind nur zwei kleine
Grafiken enthalten von zusammen knapp 5 kB.