Publipostage .doc dans Writer

fr-users
#1

Bonjour à tous
je travaille dans une (grosse) administration, actuellement nous sommes en
train de migrer la suite bureautique vers "libreOffice" cela passe par des
sessions d'information. Et à la sortie des interventions de présentation, au
final les agents sont plutôt convaincu de l'idée de ce changement et séduit
par la suite "LibreOffice"

Par contre quand il s'agit de passer au concret ça coince sur des fichiers
sensible, très sensible...

En effet, quand ils essayent d'ouvrir les fichiers qui fonctionne en
publipostage dans Word (genre contrat de travail, remboursement de frais,
etc...) rien de fonctionne !!

Existe il une procédure simple et efficace ne ne nécessite pas de reprendre
tous les champs 1 par 1 pour les faire correspondre, voir qui évite de
reconstruire de tout le document.

C'est vraiment dommage, car quand je fais la démonstration du publipostage
durant mon intervention, les utilisateurs trouvent vraiment très simple et
pratique, mais quand il s'agit de bosser avec l'existant c'est laborieux et
souvent décourageant ...

merci d'avance pour votre aide

#2

Est-ce qu'on peut avoir des exemples ?
Il suffit de changer des mots et des données aléatoirement sur une petite extraction de la base et sur les textes pour qu'on ne sache plus de quoi il s'agit quand on ne sait déjà pas au départ sur quoi ça portait. Donc les données sensibles resteront cachées.

Cela dit, la fonction mailing de LibO permet de faire des choses que le publipostage de Word ne prévoit pas comme d'extraire les données sur des feuilles différentes d'un même classeur. En revanche elle ne permet pas de faire des répertoires.

#3

Il faudrait déjà apprendre au document LibO à retrouver la base de données : Insertion/Champs onglet Base de données.

Cela dit, tout dépend de la base de données qu'il y a derrière. Si c'est du mdb, chez moi, en tous cas, LibO ne l'ouvre pas. >Et là, la seule solution c'est de travailler en amont sur la base de données pour commencer.

#4

Merci pour vos réponses

après avoir passé un peu de temps sur le problème
je vous livre quelques constations
en suivant ce
tuto,http://forum.openoffice.org/fr/forum/viewtopic.php?f=29&t=22726
la première fois ça fonctionne, mais étrangement, quand je r- ouvre le
document je pers la connexion avec la base ....

Assurément comme le dit Ysabeau, , il y a un gros travail pour reprendre les
bases (excel) existantes ....
les nom de champs sont bourrés de caractères spéciaux ou d'espace......
le manque historique et évident de formation dans cette administration ce
fait cruellement sentir à ce niveau .....
je vais donc être obligé d'accompagner les utilisateurs dans ce travail de
refonte....

Effectivement le système de publipostage est vraiment extra dans libreOffice
très pratique et bien pensé ... quand je fais la démo durant mes
intervention, les participants sont bluffés

#5

Bonjour,

Attention au modification des bases.
Je ne sais pas comment fonctionne 2007 ou 2010 mais pour les précédents (et
les plus courant).
Lors de la création d'un publipostage dans word, celui-ci convertissait les
champs de manière automatique et (presque) transparente.
le champ "CODE POSTAL" dans la base (.doc ou .xls) donnait "CODE_POSTAL"
dans la lettre type.
Lors de la reprise de cette lettre dans LibO, celui-ci recherche donc un
champ "CODE_POSTAL" qui n'existe pas dans la base.

Une solution est de comparer une bonne fois pour toute qu'elles sont ces
conversions et de modifier les champs de la base en fonction.

Une autre solution est celle qui consiste à supprimer puis réinsérer les
champs, ... c'est un peu pénible.

La meilleure solution étant de mettre au propre les nom de champs et de
recréer la lettre type au format .odt.
Je sais que n'est pas forcément facile en milieu professionnel mais c'est a
faire à chaque fois que possible.
Une bonne occasion en plus de se débarrasser des défauts de structure, de
surcharges et de styles hérités de 15 ans de ; "j'ouvre,... je copie/colle,
... je fais enregistrer sous" :wink:
De plus, la récupération des lettres type .doc peut provoquer d'autre
problème que les champs, notamment dans la mise en forme ou à cause
d'insertion de plusieurs niveaux de cadre façon poupées russes .

la première fois ça fonctionne, mais étrangement, quand je r- ouvre le
document je pers la connexion avec la base ....

es-tu sûr de bien enregistrer au format .odt et non .doc ? sinon, ... c'est
normal.

cordialement,
Denis

#6

Je suis tout à fait d'accord. C'est le moment de mettre à plat les documents (et les pratiques) et de tout mettre à jour en faisant du tri.

Même avec des documents "propres", j'ai du, dans certains cas, revoir mes modèles au passage de word 2003 à 2007. Alors passer de word à LibreOffice...

Les avantages :

- l'inventaire permet de savoir ce qui existe, ce qui n'existe pas et ce qui doit vraiment, vraiment être mis à jour
- cela permet de déterminer ce qui est utile
- cela permet d'avoir des documents propres (avec les derniers logos et les dénominations à jour dans certains cas...)

Bilan : des gains de temps ultérieurs considérables, des bourdes évitées et plus d'efficacité. Ceux qui aiment se donner l'air très occupé en papillonnant n'apprécieront pas, les autres adoreront.

#7

Bonjour,

Je dépile... avec bcp de retard comme on peut voir :frowning:

Cela dit, la fonction mailing de LibO permet de faire des choses que le
publipostage de Word ne prévoit pas comme d'extraire les données sur des
feuilles différentes d'un même classeur.

Je découvre qq chose que j'ignorais, merci...

-> Comment fait-on ? Depuis quelle version est-ce possible ?