Référencement documentaire - base de données des champs "document"

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Bonjour à tous,

dans le cadre d'un projet de référencement documentaire (processus qualité)
je souhaite créer un tableau (via calc) ou l'insérer en utilisant les champs
(via write) pour "référencer" et organiser un "suivi documentaire" de mon
système documentaire (qualité).

Parmi les champs proposés, je trouve les "Info document" pour le document
courant, mais je ne peux pas aller chercher les informations des autres
documents.

l'affichage (navigateur) sous windows, permet de voir le contenu de ces
champs. *Ils doivent donc être référencés quelque part, mais je n'ai pas
encore trouvé où ...*

je me suis donc tournée vers "base" pour créer ma propre base ... ce qui ne
me semble pas judicieux finalement,
si c'est la seule solution, je souhaiterai savoir si il est possible de
récupérer l'architecture (table/champ) des "info document" et leur contenu,
pour une série de document dans un répertoire donné ou dans un ensemble de
sous répertoire

l'idée est finalement de pouvoir récupérer les informations suivantes pour
un document
<DOC_ID>; <DOC_Title>; <DOC_Subject>; <DOC_Rev> (numéro); <DOC_Rev_date>;
<DOC_Keywords>; <DOC_Contrib> (auteur de la révision); <DOC_Date>;
<DOC_Comments>; <DOC_Cat> (Catégorie dans le système documentaire);
<DOC_Type> (nature du document); <DOC_Page> (nombre de page);
<AUDIT_Prénom>;<AUDIT_Nom>;<AUDIT_Comp>;

Je sais qu'il est possible dans les propriétés de rajouter des propriétés
personnalisées, comme par exemple "Auteur Validation" pour le nom de la
personne qui a validé le document (et potentiellement rajouter la date)

Ainsi, en récupérant les champs et leur contenu, je peux construire mon
document de suivi documentaire
(il existe peut être des systèmes de gestion documentaire tout fait et
gratuit donc je n'ai pas connaissance pour ce type d'utilisation ?)

Je vous remercie de votre aimable collaboration