Retour d'expérience - livraison partielle et suivi de factures

fr-users
#1

Bonjour

Voici une nouvelle question envoyée à l'aide du formulaire de demande d'aide (http://fr.libreoffice.org/get-help/poser-une-question/).
Si vous répondez, merci de penser à utiliser la fonction "répondre à tous" de votre logiciel de courrier électronique de façon que le demandeur reçoive une copie de votre réponse.

Email: - christophe.deprez@ille-et-vilaine.gouv.fr
Sujet: - Retour d'expérience - livraison partielle et suivi de factures
Question: - Bonjour,

Je souhaite mettre en œuvre un tableau de suivi des factures.

Comment gérez vous la facturation suite à des les livraisons partielles. Typiquement, suite à une commande de 1000 euros , j'ai une première livraison "partielle", constatation du service fait et 1ere facturation de 500 euros (solde de la commande = 500 euros)

X jours plus tard, seconde livraison "partielle" et 2ème facturation de 300 euros (restent 200 euros)
X jours plus tard, troisième livraison "totale " et facturation du solde de la commande soit 200 euros (3ème facture)

Ma question est la suivante comment "tracer" une commande (savoir qu'elle est soldée) dans le cas de livraisons partielles faisant l'objet de plusieurs factures (formatage conditionnel, formule ...)

L'idée étant d'attirer l'attention du gestionnaire, regrouper les lignes pour lesquelles les factures concernent le même devis / bon de commande

Merci pour vos lumières

Bien cordialement

#2

Bonjour,

-----Message d'origine-----
De : demande_aide_fr@libreoffice.org
[mailto:demande_aide_fr@libreoffice.org]
Envoyé : mercredi 14 janvier 2015 15:25
À : users@fr.libreoffice.org
Objet : [fr-users] Retour d'expérience - livraison partielle et suivi de
factures

Bonjour

Voici une nouvelle question envoyée à l'aide du formulaire de demande
d'aide (http://fr.libreoffice.org/get-help/poser-une-question/).
Si vous répondez, merci de penser à utiliser la fonction "répondre à tous"
de votre logiciel de courrier électronique de façon que le demandeur
reçoive une copie de votre réponse.

Email: - christophe.deprez@ille-et-vilaine.gouv.fr
Sujet: - Retour d'expérience - livraison partielle et suivi de factures
Question: - Bonjour,

Je souhaite mettre en œuvre un tableau de suivi des factures.

Comment gérez vous la facturation suite à des les livraisons partielles.
Typiquement, suite à une commande de 1000 euros , j'ai une première
livraison "partielle", constatation du service fait et 1ere facturation de
500 euros (solde de la commande = 500 euros)

X jours plus tard, seconde livraison "partielle" et 2ème facturation de
300 euros (restent 200 euros)
X jours plus tard, troisième livraison "totale " et facturation du solde
de la commande soit 200 euros (3ème facture)

Ma question est la suivante comment "tracer" une commande (savoir qu'elle
est soldée) dans le cas de livraisons partielles faisant l'objet de
plusieurs factures (formatage conditionnel, formule ...)

L'idée étant d'attirer l'attention du gestionnaire, regrouper les lignes
pour lesquelles les factures concernent le même devis / bon de commande

Merci pour vos lumières

Il y a de nombreuses façons de procéder, et il est bien difficile de
répondre sans savoir comment vous souhaitez organiser votre tableau, ainsi
que le volume de données.

Par exemple, si pour chaque livraison vous avez la référence de la commande
correspondante, disposer d'une colonne pour cette référence, et ensuite
trier le tableau sur cette colonne. Les livraisons seront ainsi regroupées.

Si votre tableau est assez avancé et s'il ne contient pas de données
confidentielles, vous pouvez le joindre (pas sur la liste, les PJ ne passent
pas), soit en utilisant Nabble, soit en le mettant sur un site de partage.

Cordialement,
Michel

#3

Bonjour,

Bonjour

Voici une nouvelle question envoyée à l'aide du formulaire de demande d'aide (http://fr.libreoffice.org/get-help/poser-une-question/).
Si vous répondez, merci de penser à utiliser la fonction "répondre à tous" de votre logiciel de courrier électronique de façon que le demandeur reçoive une copie de votre réponse.

Email: - christophe.deprez@ille-et-vilaine.gouv.fr
Sujet: - Retour d'expérience - livraison partielle et suivi de factures
Question: - Bonjour,

Je souhaite mettre en œuvre un tableau de suivi des factures.

Comment gérez vous la facturation suite à des les livraisons partielles. Typiquement, suite à une commande de 1000 euros , j'ai une première livraison "partielle", constatation du service fait et 1ere facturation de 500 euros (solde de la commande = 500 euros)

X jours plus tard, seconde livraison "partielle" et 2ème facturation de 300 euros (restent 200 euros)
X jours plus tard, troisième livraison "totale " et facturation du solde de la commande soit 200 euros (3ème facture)

Ma question est la suivante comment "tracer" une commande (savoir qu'elle est soldée) dans le cas de livraisons partielles faisant l'objet de plusieurs factures (formatage conditionnel, formule ...)

L'idée étant d'attirer l'attention du gestionnaire, regrouper les lignes pour lesquelles les factures concernent le même devis / bon de commande

Merci pour vos lumières

Bien cordialement

Les lignes de factures doivent contenir l'origine de la commande : code
commande, numéro de la ligne de la commande.
Après vous utilisez "base" je suppose ?
Cordialement.

#4

Je souhaite mettre en œuvre un tableau de suivi des factures.

Comment gérez vous la facturation suite à des les livraisons
partielles. Typiquement, suite à une commande de 1000 euros , j'ai
une première livraison "partielle", constatation du service fait et
1ere facturation de 500 euros (solde de la commande = 500 euros)

X jours plus tard, seconde livraison "partielle" et 2ème facturation
de 300 euros (restent 200 euros) X jours plus tard, troisième
livraison "totale " et facturation du solde de la commande soit 200
euros (3ème facture)

Ma question est la suivante comment "tracer" une commande (savoir
qu'elle est soldée) dans le cas de livraisons partielles faisant
l'objet de plusieurs factures (formatage conditionnel, formule ...)

Au plus simple : des champs à saisir avec par exemple une liste déroulante indiquant l'état de la facture dans les débuts de ligne et ensuite l'information des livraisons sur la ligne.Complété par une mise en forme conditionnelle : changement de couleur du numéro par exemple quand une facture est soldée. Et aussi, des liens vers les factures et devis d'origine. Et, évidemment les filtres (d'où l'intérêt de la liste déroulante).

L'idée étant d'attirer l'attention du gestionnaire, regrouper les
lignes pour lesquelles les factures concernent le même devis / bon de
commande

Cela dit, pour cela, Personnellement j'opterais pour le recours à Base pour la gestion des factures.
En ce qui me concerne moi, les autres je ne sais pas, j'ai une base Clients avec un formulaire Devis qui appelle le modèle de feuille Calc Devis et que je remplis en partie automatiquement des infos de la base de données et un formulaire factures qui ouvre aussi le modèle de feuille Calc de factures. Ainsi je trouve mes infos dans Base ainsi que les fichiers individuels. Le recours à Calc me permet d'éviter de me bagarrer avec les rapports de Base et en plus Calc fait les calculs lui-même.

Plus d'informations sur le "où vous en êtes" seraient bien utiles.

#5

Effectivement je pense également que le module Base serait plus pertinent pour traiter le problème. Par contre si Ysabeau pouvait (et si ce n'est pas confidentiel) me montrer comment elle interface les feuilles Calc avec les formulaires dans Base je serais "preneur" ...L'appel à ces feuilles Calc se font-ils par macros ?
d'avance merci
Claude

#6

En fait ce qui serait bien de savoir par exemple si vous partez d'un document existant où si vous le créez et aussi peut-être le nombre d'informations que vous mettez sur la feuille et le volume, entre 200 facture par an 200 par mois il y a de la marge et il faut penser à l'ergonomie de l'outil et donc à son efficacité (c'est lié).

#7

Non c'est simplissime. il y a un bouton sur le formulaire qui ouvre le *modèle* de facture donc un fichier *ots*. Ce dernier a deux feuilles, la feuille qui est la facture proprement dite et un deuxième dans lequel on fait apparaître les données liées à la source de données (touche F4 ou bouton de la barre d'outils ou Affichage/Source de données).

J'ai deux lignes pour les coordonnées et deux autre lignes pour les données de la factures (deuxième table). Sur la facture elle-même j'ai fait des liens du type =Feuille2.Cellule avec concaténation pour l'adresse. Je n'ai plus qu'à remplir le corps de la facture : objets, montants et je reporte sur ma source de données qui est au dessus de la feuille à ce moment-là le montant et je n'oublie de rafraichir.

Pas de macro, un simple usage des fonctions et fonctionnalités de Base et de Calc. Facile à mettre en œuvre et fiable.

Accessoirement, dans ce classeur j'ai une troisième feuille avec mon RIB et j'enregistre ces deux feuilles en pdf et le fichier en ots avec comme nom le numéro de la facture personnalisée sur le modèle de facture. L'année dernière c'était mes initiales2014-N°, cette année mes initiales2014-N°, le défaut c'est que ça se numérote en continu aussi d'une année sur l'autre, mais bon je n'ai qu'un petit volume et elles sont enregistrées dans un dossier annuel.Il faut penser, dans mon exemple, à éditer le modèle chaque début (ou fin) d'année.

#8

Merci Ysabeau pour ces informations que je vais essayer de mettre à profit par l'exemple. Base peut être estimé comme étant le maillon faible de la suite bureautique LibreOffice, cette solution a le mérite de donner a ce module des capacités supplémentaires donc de le rendre plus attractif.
Claude

#9

Ysabeau,
Surement est-ce très simple mais pour l'instant je ne vois pas comment, avec un bouton, ouvrir le fichier ots sans passer par une macro qui invoquerait ce fichier modèle.
Si vous aviez un petit exemple je vous en saurai gré.
Merci

#10

Merci pour le tableau, mais il serait préférable de répondre aussi à la liste des utilisateurs de LibrOffice, users@fr.libreoffice.org à qui j'envoie une copie de ce message sans le fichier toutefois.

À vue de nez ce classeur mériterait des améliorations formelles pas du tout insignifiantes d'un point de vue ergonomique :

- titres des colonnes en français normal (donc avec des espaces et pas ces horribles traits de soulignement _ comme séparateurs peu lisibles)
- formats des nombres
- définir des noms pour les listes (Insertion/Nom/définir)
- alignement dans les cellules, aller à la ligne par exemple
- scinder et fixer les volets pour une meilleure ergonomie (Fenêtre)

Je ne suis pas sûre de comprendre tout ni votre fonctionnement, mais si la colonne intitulé DATE_LIVRAISON_SERVICE_FAIT est bien la date définitive, je suggère d'ajouter une colonne au début du tableau, par exemple, qui s'alimenterait automatiquement avec une fonction SI en fonction de cette colonne date de livraison et qui pourrait changer de couleur automatiquement.

PS : ça m'agace toujours de voir qu'on demande à des gens qui ne savent pas utiliser l'outil bureautique de concocter ce genre de documents. Ça aussi ça s'apprend...

#11

Bonjour,

Bonjour,

Je t'adresse l'ébauche de mon tableau

On tourne à environ 200 factures par an

Merci pour ton implication !!

Merci pour le tableau, mais il serait préférable de répondre aussi à
la liste des utilisateurs de LibrOffice, users@fr.libreoffice.org à
qui j'envoie une copie de ce message sans le fichier toutefois.

À vue de nez ce classeur mériterait des améliorations formelles pas du
tout insignifiantes d'un point de vue ergonomique :

- titres des colonnes en français normal (donc avec des espaces et pas
ces horribles traits de soulignement _ comme séparateurs peu lisibles)
- formats des nombres
- définir des noms pour les listes (Insertion/Nom/définir)
- alignement dans les cellules, aller à la ligne par exemple
- scinder et fixer les volets pour une meilleure ergonomie (Fenêtre)

Je ne suis pas sûre de comprendre tout ni votre fonctionnement, mais
si la colonne intitulé DATE_LIVRAISON_SERVICE_FAIT est bien la date
définitive, je suggère d'ajouter une colonne au début du tableau, par
exemple, qui s'alimenterait automatiquement avec une fonction SI en
fonction de cette colonne date de livraison et qui pourrait changer de
couleur automatiquement.

PS : ça m'agace toujours de voir qu'on demande à des gens qui ne
savent pas utiliser l'outil bureautique de concocter ce genre de
documents. Ça aussi ça s'apprend...

C'est un métier que de concevoir des programmes, j'ai déjà utilisé une
tableur pour faire une gestion de stock.
Mais de loin, je préfère utiliser un langage de programmation, c'est
beaucoup plus souple !
Je suis intéressé pour voir le document quand même

#12

Ysabeau,
Surement est-ce très simple mais pour l'instant je ne vois pas comment,
avec un bouton, ouvrir le fichier ots sans passer par une macro qui
invoquerait ce fichier modèle.
Si vous aviez un petit exemple je vous en saurai gré.

C'est dans les propriétés du bouton : faut descendre et
Action : ouvrir la page web
Url : adresse du fichier.