Seitenumfang eines Dokuments

de-users
#1

Mal eine allgemeine Frage:

Wie viele Seiten darf/sollte ein Dokument haben/höchstens haben?
Gibt es da eine Leitlinie?

Ich habe eine Datei mit 889 Seiten und habe die Befürchtung, daß mal etwas damit passiert. Kann sie aber nicht auseinandernehmen. Sicherung erfolgt natürlich grundsätzlich (automatisch alle 20 Minuten) und das dauert halt immer.

Elfriede

#2

Hallo Elfriede,

Wie viele Seiten darf/sollte ein Dokument haben/höchstens haben?
Gibt es da eine Leitlinie?

Ich habe eine Datei mit 889 Seiten und habe die Befürchtung, daß mal etwas
damit passiert. Kann sie aber nicht auseinandernehmen. Sicherung erfolgt
natürlich grundsätzlich (automatisch alle 20 Minuten) und das dauert halt
immer.

Ich bin nun absolut kein Spezialist für große Dokumente, aber das
Maximum in einer Datei (mit Bildern) lag bisher bei 150 Seiten - mehr nicht.
Du musst doch irgendwo in so einem riesigen Dokument eine Gliederung
haben. Da würde ich dringend zum Auftrennen raten. Das Ganze kann dann
in einem Globaldokument wieder zusammengeführt werden. Das ist auf jeden
Fall wesentlich handlicher. Mit dem Base-Handbuch (mit Bildern nicht
ganz 400 Seiten) habe ich genau das gemacht.

Gruß

Robert

#3

Hallo Ramona,
das beruhigt mich ungemein, meine Datei hat 805 KB, besteht ausschließlich aus Text, ohne Bilder und Tabellen.

Hallo Robert,
Du schreibst:
_Da würde ich dringend zum Auftrennen raten. Das Ganze kann dann in einem Globaldokument wieder zusammengeführt werden._
Kannst Du mir erklären wie das funktioniert? Ich muß halt immer wieder auch auf ältere Daten in diesem Dokument zugreifen können.
Danke!

Elfriede

#4

Hi *,

Ich habe eine Datei mit 889 Seiten und habe die Befürchtung, daß mal

etwas damit passiert.

Das ist unabhängig von der Dokumentgröße. Wenn was passiert, dann ist es
egal, ob die Datei 3 oder 300 Seiten hat.

Sofern du immer aktuelle Backups hast (und damit sind Kopien gemeint,
einfach häufig speichern hilft nichts, wenn der Datenträger nicht mehr
lesbar ist) ist nur die Performance ein wirklicher Unterscheidungsgrund.

OK, wenn man das Dokument aufteilt und dann nur eine Teildatei nicht lesbar
ist, dann ist der Rest noch lesbar - aber das ist dann wieder das
Backup-Thema...

Dauert dir das Speichern bei großen Dokumenten zu lange, dann nimm Global
Dokumente/teile die Datei auf. Ansonsten gibt es dazu keinen Grund.

Mach häufig ein Backup und du bist für den Fall der Fälle gerüstet.

Ciao Christian

#5

Hallo!

Folgender Vorschlag meinerseits:
Die Datei "zippen". Bei dem Vorgang darauf achten, dass mindestens 2% als Sicherungsdaten mit abgespeichert werden. Sollte diese Zip- Datei nun teilzerstört werden ist immer noch eine Wiederherstellung möglich.
Über diese Option der Sicherungserstellung oder des Erstellen eines HASH-Wertes verfügen vielfältige Programme.

Grüsse

#6

Hallo Elfriede,

Hallo Ramona,
das beruhigt mich ungemein, meine Datei hat 805 KB, besteht ausschließlich
aus Text, ohne Bilder und Tabellen.

Mit so einem geringen Speicherbedarf ist eine Aufteilung natürlich nicht
notwendig. Beim Handbuch von Base betrug das Ganze mehr als das
Zehnfache (8,3 MB). Und da sind alle einzelnen Kapitel in einzelnen
Dokumenten gewesen.

Hallo Robert,
Du schreibst:
_Da würde ich dringend zum Auftrennen raten. Das Ganze kann dann in einem
Globaldokument wieder zusammengeführt werden._
Kannst Du mir erklären wie das funktioniert? Ich muß halt immer wieder
auch auf ältere Daten in diesem Dokument zugreifen können.

Schau Dir einmal die Hilfe zu Globaldokumenten an.
Einfach gesagt: Dein Dokument hat 18 Hauptkapitel. Daraus mache ich dann
18 einzelne Dokumente, die ich alle einzeln bearbeiten kann. Natürlich
kann ich in den vorherigen Inhalt schauen - aber nicht durch ein
Durchscrollen.
Ich mache ein neues Dokument über Datei → Neu → Globaldokument auf. Hier
füge ich nacheinander über den automatisch erscheinenden Navigator die
Dokumente hintereinander zu. Dann hast Du Dein gemeinsames Dokument. Am
Anfang wird dann z.B. noch ein Inhaltsverzeichnis erstellt, zum Schluss
ein Stichwortverzeichnis ... Habe ich auch noch nicht so häufig gemacht,
hat aber beim Handbuch so gut geklappt, dass ich mit dem gleichen
Globaldokument bereits die dritte Version zusammengefügt habe. Das
einzige Problem, über das ich anfangs gestolpert bin, waren Bilder, die
an der Seite verankert waren. Aber da bei Dir keine Bilder enthalten
sind wirst Du auf diese Probleme nicht stoßen.
Vielleicht testest Du einfach einmal mit 2 oder 3 Textdokumenten.

Gruß

Robert

#7

Schau Dir einmal die Hilfe zu Globaldokumenten an.
Einfach gesagt: Dein Dokument hat 18 Hauptkapitel. Daraus mache ich dann
18 einzelne Dokumente, die ich alle einzeln bearbeiten kann. Natürlich
kann ich in den vorherigen Inhalt schauen - aber nicht durch ein
Durchscrollen.

Dazu am besten jeweils ein neues Dokument erstellen, das gesamte Kapitel auswählen (Klick vor das erste Zeichen, damit dort der Textcursor steht, dann bis zum Ende des Kapitels scrollen, die Umschalt-Taste drücken und gedrückt halten, während man hinter das letze Zeichen klickt), dann den gesamten Text kopieren und im neuen Dokument einfügen.

Ich mache ein neues Dokument über Datei → Neu → Globaldokument auf. Hier
füge ich nacheinander über den automatisch erscheinenden Navigator die
Dokumente hintereinander zu. Dann hast Du Dein gemeinsames Dokument. Am
Anfang wird dann z.B. noch ein Inhaltsverzeichnis erstellt, zum Schluss
ein Stichwortverzeichnis ... Habe ich auch noch nicht so häufig gemacht,
hat aber beim Handbuch so gut geklappt, dass ich mit dem gleichen
Globaldokument bereits die dritte Version zusammengefügt habe. Das
einzige Problem, über das ich anfangs gestolpert bin, waren Bilder, die
an der Seite verankert waren. Aber da bei Dir keine Bilder enthalten
sind wirst Du auf diese Probleme nicht stoßen.

Ja, Bilder, aber auch Rahmen, die an der Seite verankert sind, werden im Globaldokument nicht dargestellt. Man kann sich aber behelfen, indem man am Absatz verankert, dann kann man trotzdem die Position anhand des Seitentextbereiches oder Randes ausrichten.

Stefan

#8

Sorry, aber die ODF-Dateien sind ja bereits "gezippt"!

Mein Tipp: Immer mal wieder (Viertel-, Halb-, Stundentakt) mit
"speichern unter..." sichern. Dabei den Namen verändern. z.B.

  Text-01.odt, Test-02.odt, Text-03.odt, ...

Die letzten 2 oder 3 Versionen ggf. auch noch mal auf ein externes
Medium kopieren (z.B. USB-Stick).

So kann man ggf. auch mal 1-2 Versionen zurück gehen, wenn man
kompletten Blödsinn verzapft hat.

Gruß,
Michael

#9

Danke Allen für die Vorschläge und ich werde mir das mit dem Globaldokument mal vornehmen.
Die automatische Sicherung des Dokuments, eingestellt auf 20 Minuten bringt also nicht so viel?

Elfriede

#10

Hallo,

Danke Allen für die Vorschläge und ich werde mir das mit dem
Globaldokument mal vornehmen.
Die automatische Sicherung des Dokuments, eingestellt auf 20 Minuten
bringt also nicht so viel?

Nein, nihct wirklich. Die ist dafür gedacht, dass ein Dokument mehr oder
weniger automatisch wieder hergestellt werden kann, wenn LO mal abstürzt.

Sie ersetzt kein Backup!
Nochmal: Sie ersetzt kein Backup!

Auch das Versionsspeichern, das Michael Höhne empfohlen hat, bringt
Nachteile.
Welche Version ist denn jetzt die gültige?
Habe ich jetzt gerade Verion 3 oder 4 erstellt?
usw.
Allenfalls Versionen ala dokument_2013-09-16T23.03.17.odt, dh mit einem
Zeitstempel, würde ich verwenden.

Aber Backups ersetzen auch sie nicht. Und: Backups gehören auf ein anderes
Speichermedium, das für _NICHTS_ anderes verwendet wird! Auch wenn es nur
ein einigermaßen qualitativ guter Stick ist.

#11

Hallo Elfriede,

Danke Allen für die Vorschläge und ich werde mir das mit dem Globaldokument mal vornehmen.
Die automatische Sicherung des Dokuments, eingestellt auf 20 Minuten bringt also nicht so viel?

Lass dich nicht verrückt machen, von allen Vorschlägen und Konzepten.
Mein Rat:

1. Die "Automatische Sicherung" erstellt Wiederherstellungsinformationen zum aktuellen Dokument an dem du arbeitest. Ich habe den Zeitraum auf 5 Minuten eingestellt. Bei einem Absturz von LO oder dem Betriebssystem wird dir beim nächsten Start von LO die Wiederherstellung zum Zeitpunkt der letzten Speicherung dieser Wiederherstellungsinfos angeboten. Eine hilfreiche Funktion die mir schon etwas Arbeit erspart hat.

2. Extras > Optionen... > Laden und Speichern, Option Sicherungskopie immer erstellen. Erstellt beim Schließen einer Datei eine Kopie in Extras

Optionen > LibreOffice > Pfade > Sicherungskopien.

Eine weiter Hilfe immer eine Kopie vom letzten Bearbeitungszustand zu haben.

3. Bei wichtigen Dokumenten, wie deinem ist die zusätzliche Sicherung auf einem externen Medium (USB-Stick, externe Festplatte) angeraten. Wenn der Rechner wegen Hardwaredefekt abraucht, bist du auf der sicheren Seite.

Alles andere ist wie mit Versicherungen, man braucht sie oder man braucht sie nie.

In der Firma legen wir zum Beispiel eine Backup-Festplatte in eine feuersichere Kassette in einem tonnenschweren Safe! Eine weitere Backup-Festplatte noch mit nach Hause zu nehmen hat sich mein Chef geweigert. Ist das jetzt nachlässig???

#12

Bei einem ernsthaften Backupkonzept sind mindestens 2 externe Backupmedien unerlässlich. Wenn z.B. die Festplatte des zu sichernden Rechners kaputt geht, während das Backup erstellt wird, dann sind mit einiger Sicherheit weder die Originaldatei noch das Backup zu gebrauchen.
Nun könnte man meinen, dass es doch unwahrscheinlich ist, dass die Platte genau im Moment des Backups kaputt geht. Wer sich aber mit Wahrscheinlichkeitsrechnung auskennt, weiß, das es genau so wahrscheinlich ist, dass die Platte beim Backup kaputt geht wie zu einem anderen Zeitpunkt, weil beide Wahrscheinlichkeiten nichts miteinander zu tun haben.

Also, wenn die Daten wichtig sind, dann ist ein Backup auf mindestens 2 Backupmedien - jeweils im Wechsel - angezeigt. Also heute Backup auf Medium 1, morgen auf Medium 2, übermorgen wird das Backup auf Medium 1 mit dem aktuellen überschrieben usw.

Ich könnte mir vorstellen, dass ein knapp 900 seitiges Dokument wichtig genug ist, sich für 10 oder 15 Euro 2 USB Sticks für die Datensicherung zuzulegen.

Lieben Gruß

Stefan

#13

Hi Stefan, *,

Bei einem ernsthaften Backupkonzept sind mindestens 2 externe

Backupmedien unerlässlich. Wenn z.B. die Festplatte des zu sichernden
Rechners kaputt geht, während das Backup erstellt wird, dann sind mit
einiger Sicherheit weder die Originaldatei noch das Backup zu gebrauchen.

Nein, denn jedes gescheite Backupprogramm überschreibt die bestehende
Dateien erst nach erfolgreicher Übertragung, bzw legt die Sicherungen in
mehreren Generationen ab.

Nun könnte man meinen, dass es doch unwahrscheinlich ist, dass die Platte

genau im Moment des Backups kaputt geht. Wer sich aber mit
Wahrscheinlichkeitsrechnung auskennt, weiß, das es genau so wahrscheinlich
ist, dass die Platte beim Backup kaputt geht wie zu einem anderen
Zeitpunkt, weil beide Wahrscheinlichkeiten nichts miteinander zu tun haben.

Wohl aber die Wahrscheinlichkeit dafür, dass sowohl das Originalmedium als
auch das Backupmedium zur selben Zeit versagen.

Also, wenn die Daten wichtig sind, dann ist ein Backup auf mindestens 2

Backupmedien - jeweils im Wechsel - angezeigt. Also heute Backup auf Medium
1, morgen auf Medium 2, übermorgen wird das Backup auf Medium 1 mit dem
aktuellen überschrieben usw.

Das ist in den meisten Fällen unnötig. Wenn man so was macht, dann sollte
man die Medien aber auch getrennt voneinander aufbewahren.

Man kann das Dokument auch in der Cloud speichern (im eigenen Mailpostfach
z.B.) dann hat man auch noch eine zusätzliche Absicherung.

Ciao
Christian

#14

Hallo Christian,

Nein, denn jedes gescheite Backupprogramm überschreibt die bestehende Dateien erst nach erfolgreicher Übertragung, bzw legt die Sicherungen in mehreren Generationen ab.

Ja, jedes gescheite Backupprogramm. Wenn das Backup aber per Hand bzw. Explorer gemacht wird, kann man nicht davon ausgehen.

> Nun könnte man meinen, dass es doch unwahrscheinlich ist, dass die Platte genau im Moment des Backups kaputt geht. Wer sich aber mit Wahrscheinlichkeitsrechnung auskennt, weiß, das es genau so wahrscheinlich ist, dass die Platte beim Backup kaputt geht wie zu einem anderen Zeitpunkt, weil beide Wahrscheinlichkeiten nichts miteinander zu tun haben.

Wohl aber die Wahrscheinlichkeit dafür, dass sowohl das Originalmedium als auch das Backupmedium zur selben Zeit versagen.

Ich bin kein Mathematiker, aber ich habe gelernt, dass, wenn ich mit einem Würfel 7 mal hintereinander eine 6 würfele, die Wahrscheinlichkeit, dass ich beim achten Wurf wieder eine 6 würfele genau 1:6 beträgt, also genau so groß ist, wie beim ersten Wurf. Die vergangenen Würfe haben auf die Wahrscheinlichkeit keinen Einfluß, obwohl einem das Gefühl etwas anderes sagt. Ähnlich sieht das aus, wenn man die Wahrscheinlichkeit vom Ausfall des Originalmediums und des Backupmediums betrachtet - da es sich um 2 getrennte Systeme handelt, kann man deren Wahrscheinlichkeiten nicht miteinander kombinieren.

Unabhängig davon genügt es aber schon, dass das Originalmedium während des Kopiervorgangs kaputt geht und korrupte Daten liefert - wenn diese dann auf das Backupmedium geschrieben werden, ist das Backup wertlos.

> Also, wenn die Daten wichtig sind, dann ist ein Backup auf mindestens 2 Backupmedien - jeweils im Wechsel - angezeigt. Also heute Backup auf Medium 1, morgen auf Medium 2, übermorgen wird das Backup auf Medium 1 mit dem aktuellen überschrieben usw.

Das ist in den meisten Fällen unnötig.

In welchen Fällen hältst du das denn für nötig?

Wenn man so was macht, dann sollte man die Medien aber auch getrennt voneinander aufbewahren.

Das hängt davon ab, wovor ich mich sichern möchte. Datenverlust durch Hardwareschäden oder Viren - da genügt es, beide Speichersticks im Schreibtischschub aufzubewahren. Wenn ich aber sicher sein möchte, dass die Daten auch bei Brand, Überschwemmung und Einbruch sicher sind, dann ist ein getrennter Aufbewahrungsort vorzuziehen.

Man kann das Dokument auch in der Cloud speichern (im eigenen Mailpostfach z.B.) dann hat man auch noch eine zusätzliche Absicherung.

Wenn man denn darauf vertraut, dass die Daten dort sicher sind. Speziell bei kostenlosen Cloud-Lösungen übernimmt der Dienstleister i.d.R. keine Gewähr für die Daten - und auch dort kann eine Festplatte kaputt gehen. Außerdem kommt es darauf an, wie vertraulich die Daten sind - in der Cloud besteht immer ein erhöhtes Risiko, dass fremde Zugriff auf die Daten erhalten.

Lieben Gruß

Stefan

#15

Hi Stefan, *,

[...] Die vergangenen Würfe haben auf die
Wahrscheinlichkeit keinen Einfluß, obwohl einem das Gefühl etwas anderes
sagt. Ähnlich sieht das aus, wenn man die Wahrscheinlichkeit vom Ausfall des
Originalmediums und des Backupmediums betrachtet - da es sich um 2 getrennte
Systeme handelt, kann man deren Wahrscheinlichkeiten nicht miteinander
kombinieren.

Das ist aber der Punkt - sind keine zwei getrennten Systeme, wenn du
sie aneinander bindest. Du betrachtest dann nicht mehr das einzelne
Ergebnis.
"Zwei Ereignisse sind also stochastisch unabhängig, wenn die
Wahrscheinlichkeit, dass beide Ereignisse eintreten, gleich dem
Produkt ihrer Einzelwahrscheinlichkeiten ist."
(http://de.wikipedia.org/wiki/Stochastische_Unabhängigkeit)

Aber wir schweifen vom eigentlichen Problem ab.. :slight_smile:

Unabhängig davon genügt es aber schon, dass das Originalmedium während des
Kopiervorgangs kaputt geht und korrupte Daten liefert - wenn diese dann auf
das Backupmedium geschrieben werden, ist das Backup wertlos.

Ja, da stimme ich zu, wieder mit der Einschränkung oben (bzgl. der
Güte des Backupprogramms). Hatte auch erst den Fall, dass die
Festplatte ohne zu mucken geschrieben hat, aber sich beim lesen
aufgehangen hat....

> Also, wenn die Daten wichtig sind, dann ist ein Backup auf mindestens 2
> Backupmedien - jeweils im Wechsel - angezeigt. Also heute Backup auf Medium
> 1, morgen auf Medium 2, übermorgen wird das Backup auf Medium 1 mit dem
> aktuellen überschrieben usw.

Das ist in den meisten Fällen unnötig.

In welchen Fällen hältst du das denn für nötig?

2 verschiedene Backupmedien halte ich für überflüssig, weil sie für
den Fall sind, dass sowohl das Original, als auch das Backup zum
selben Zeitpunkt verloren gehen. Und das halte ich eben für
unwahrscheinlich genug, als dass es eben für die meisten Leute nicht
relevant ist.

Das ist was anderes als ein Archiv - da macht es Sinn, dass auf
mehrere Medien redundant vorzuhalten (denn geht das einzige Medium
kaputt, dann kann man noch so viele Versionen gespeichert haben - wenn
das Medium keine Daten mehr rausrückt oder gar verloren geht, dann
hilft nur eine zusätzliche Kopie, die man woanders gespeichert hat).
Aber bei einem bloßen Backup, das als Sicherungskopie fungiert halte
ich das für unnötig. Entweder hat man das Original, oder man muss das
Backup einspielen.

Wenn man so was macht, dann sollte man die Medien aber auch getrennt
voneinander aufbewahren.

Das hängt davon ab, wovor ich mich sichern möchte. Datenverlust durch
Hardwareschäden oder Viren - da genügt es, beide Speichersticks im
Schreibtischschub aufzubewahren.

Wer zwei unterschiedliche Backupmedien verwendet, der geht entweder
davon aus, dass sowohl Original als auch Backupmedium gleichzeitig den
Geist aufgeben, oder hat Angst vor Fehlbedienung ala rm -rf
<komplettesBackup>.

Lässt man also beide Festplatten in einem NAS o.ä. und läßt den Blitz
einschlagen und röstet so beide Platten, dann hat das Wechselweise
verwenden der Medien nichts gebracht.

Man kann das Dokument auch in der Cloud speichern (im eigenen Mailpostfach
z.B.) dann hat man auch noch eine zusätzliche Absicherung.

Wenn man denn darauf vertraut, dass die Daten dort sicher sind. Speziell bei
kostenlosen Cloud-Lösungen übernimmt der Dienstleister i.d.R. keine Gewähr
für die Daten - und auch dort kann eine Festplatte kaputt gehen.

Deshalb ja auch nur als zusätzliche Alternative vorgeschlagen -
inwieweit man dem Dienstleister vertraut und welche Verschlüsselung
man ggf. anwendet ist natürlich eine andere Geschichte.

Datenverlust wegen HW-Ausfall ist bei Cloud-Anbietern eher weniger das
Problem, die haben die Daten meist redundant. Da ist die
Vertrauensfrage relevant.

Aber wir sollten das Thema abschließen :slight_smile:
Nochmals die Zusammenfassung:

* Backups sind wichtig
* Die Einstellung "Automatisch speichern alle x Minuten" ersetzt kein
Backup (ist für die crash-recovery gedacht. Die funktioniert zwar gut,
aber ist nicht unfehlbar)
* Die Einstellung Sicherheitskopie erstellen ersetzt kein Backup (auf
demselben Medium, wenn das Medium unlesbar wird, ist die Datei auch
futsch - die ist eher für Situationen wie "oh Mist, das wollte ich
eigentlich nicht löschen")
* Von LibreOffice-Seite besteht kein Unterschied zwischen langen und
kurzen Dokumenten. Einzig allein die Lade/Speicherzeit könnte für eine
Aufsplittung in kleinere Dokumente sprechen.

* Viele Dateisysteme verhalten sich schrecklich, wenn der
Speicherplatz ausgeht. Also die Festplatte ab-und an aufräumen

ciao
Christian

#16

Hallo Robert,

hast Du außer dem Verweis auf die Hilfe noch weitere Tipps zum Nachlesen
für den Umgang mit Globaldokumenten?

Danke & Gruß, Klaus

#17

Hallo Klaus,

hast Du außer dem Verweis auf die Hilfe noch weitere Tipps zum Nachlesen
für den Umgang mit Globaldokumenten?

Leider nicht. Bei den Writer-Handbüchern ist bisher nur die englische
Version auf der Website verfügbar:
http://wiki.documentfoundation.org/images/4/41/0213WG3-WorkingWithMasterDocuments.pdf

Ich habe mich da auch nicht groß mit einer Suche beschäftigt, sondern
nur ausprobiert. Globaldokumente hat einmal meine Tochter bei einer
Abi-Zeitung eingesetzt (da passierte der Fehler mit den an die Seiten
gebundenen Bilder) und ich schließlich bei den Base-Handbüchern.

Den einzigen Tip, den ich hier noch geben kann: Wenn nur ein Teil eines
Einzeldokumentes in ein Globaldokument eingefügt werden soll, so muss
dieser Teil in einem Bereich stehen. So hat z.B. jedes Kapitel des
Base-Handbuches einen Bereich "Inhalt", der nicht das Titelblatt, das
Vorwort und das separate Inhaltsverzeichnis des Kapitels enthält. Ich
lese so z.B. von einem Dokument mit 40 Seiten eben nur 35 Seiten ein.

Wenn konkrete Fragen kommen, dann wäre vielleicht ein anderer Thread
dazu sinnvoll. Da würde ich dann auch mit meinem Wissen antworten. Aber
die Dokumentation dazu ist im Projekt nicht meine Baustelle - ich hänge
mich immer rein, wenn es um Base geht.

Gruß

Robert